Les nouvelles exigences concernant la Loi 25 en vigueur depuis le 22 septembre 2023, doivent être perçues comme étant une opportunité à saisir pour les entreprises privées et publiques du Québec. C’est le moment de faire le point sur les dispositions prises au sein de votre organisation pour protéger la confidentialité des informations personnelles que vous recueillez et utilisez de vos clientes et clients, des membres de votre personnel ainsi que de vos fournisseurs.
Ces nouvelles obligations contraignent les organisations à prendre des mesures significatives pour éviter toutes fuites de données sensibles, la vente d’informations confidentielles et autres fléaux informatiques.
Dans notre domaine, le développement grandissant de nouvelles technologies, l’évolution extrêmement rapide des solutions web et informatique ainsi que les nouveaux outils de communications utilisés, nous sensibilisent d’autant plus sur la nécessité de porter une attention particulière aux renseignements personnels que nous collectons. La protection de la vie privée est capitale pour notre agence.
La Politique définit la manière dont POLKA/ARSENAL recueille, utilise et protège les renseignements personnels fournis volontairement par les utilisateurs de son site et ceux transmis volontairement à un employé ou un représentant autorisé de l’Agence par écrit, par courriel ou de vive voix. La Politique explique également comment réviser ou mettre à jour vos renseignements personnels et de quelle façon communiquer avec POLKA/ARSENAL pour toute question, suggestion ou commentaire. En tout temps, POLKA/ARSENAL se réserve le droit de modifier sa Politique, et ce, sans préavis.
1. Quels renseignements sont recueillis par l’agence ?
Deux types de renseignements sont recueillis par notre firme.
Aux fins de cette Politique, le terme « renseignements personnels » fait référence à toute information permettant d’identifier une personne physique. Cela englobe toute action liée à une réservation en ligne, à une inscription, à l’envoi d’un curriculum vitae ou à un formulaire de contact, ainsi que lors de la transmission volontaire de vos renseignements personnels par courriel, par écrit ou de vive voix. Dans le cadre de ces informations, POLKA/ARSENAL peut collecter des données telles que votre nom, prénom et vos coordonnées, comprenant votre adresse civique, adresse électronique, numéros de téléphone, etc. Les renseignements personnels que vous nous fournissez dans le cadre de l’exécution des services sont également inclus dans cette catégorie.
À noter que cette liste n’est pas exhaustive et peut être appelée à changer, et ce, sans préavis.
Dans le cadre de cette Politique, le terme « renseignements non personnels » désigne des informations anonymes généralement enregistrées par les serveurs Internet. Cela englobe des données telles que l’adresse IP, la date et l’heure de l’accès, ainsi que le système d’exploitation et le navigateur utilisés par l’internaute. Les statistiques démographiques relatives à nos visiteurs et à leurs habitudes de navigation sont également considérées comme des renseignements non personnels. POLKA/ARSENAL recueille ces informations principalement par le biais de témoins.
Ces données utilisateur sont collectées dans le but de permettre à POLKA/ARSENAL de fournir ses produits et services, ainsi que pour diverses finalités telles que la publicité, l’analyse comportementale et statistique, le contact avec les clients, l’interaction avec les réseaux sociaux et plateformes externes, l’inscription et l’authentification, la réponse aux commentaires, le remarketing et le ciblage basé sur les habitudes de visite.
2. À quelles fins l’agence recueille-t-elle des renseignements personnels ?
Les coordonnées volontairement fournies peuvent être exploitées à diverses fins, notamment pour confirmer la réception d’une commande, transmettre des informations sur les produits et services de notre entreprise, établir une communication avec les utilisateurs, et garantir la prestation de services.
L’usage de témoins par POLKA/ARSENAL permet de compiler des statistiques pour l’analyse du trafic sur son site Internet et la création d’annonces publicitaires. Notre entreprise recourt à l’outil d’analyse d’audience GA4 afin d’obtenir des statistiques démographiques et de comprendre les habitudes de navigation de ses visiteurs. Ces données contribuent à améliorer la compréhension des comportements et des intérêts des utilisateurs, ainsi qu’à perfectionner la structure de notre site. GA4 nous offre également la possibilité de profiler nos clients actuels ou potentiels pour optimiser notre offre de produits et services. Google Analytics utilise des témoins pour collecter des renseignements anonymes et générer des rapports statistiques, sans identification personnelle.
Notre entreprise s’appuie sur des outils publicitaires tels que Google Ads et Facebook Ads pour la promotion de ses produits et services sur les moteurs de recherche, ainsi que pour accroître le trafic vers son site. Ces outils utilisent des témoins et d’autres technologies pour le suivi, l’analyse des données, l’évaluation de la popularité du contenu et la diffusion d’annonces publicitaires ciblées. La manière dont POLKA/ARSENAL utilise ces outils lui permet d’ajuster ses pratiques marketing en fonction des besoins de sa clientèle et de diffuser des annonces qui, selon l’entreprise, sont susceptibles d’intéresser ses utilisateurs.
3. Quelle est la durée de conservation de vos renseignements personnels ?
Vos données personnelles sont conservées uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si la loi impose ou autorise une période de conservation plus longue.
4. À qui l’agence est-elle susceptible de communiquer vos renseignements personnels ?
Toutes les informations fournies, qu’elles soient personnelles ou non, demeurent confidentielles. Chaque employé de POLKA/ARSENAL est tenu de respecter la présente Politique. L’utilisation de ces données est restreinte à POLKA/ARSENAL, ainsi qu’à ses fournisseurs et partenaires avec lesquels l’entreprise a une relation d’affaires. Les renseignements ne seront partagés qu’en cas de nécessité pour garantir la prestation des produits et services de POLKA/ARSENAL. Dans tous les autres cas, aucune divulgation de vos renseignements à une tierce partie ne sera autorisée. Si, à un moment donné, POLKA/ARSENAL doit transmettre des renseignements personnels à une partie dont les services n’ont pas été retenus par l’entreprise, vous serez informé par écrit à l’avance. Seule votre autorisation explicite permettra une telle divulgation.
5. Quelles sont les mesures mises en place par l’agence en matière d’incident de confidentialité ?
En cas d’incident de confidentialité, l’Agence maintient un registre en conformité avec la législation en vigueur. Si un tel incident représente un risque de préjudice sérieux, l’Agence prendra les mesures nécessaires pour vous en informer, conformément à la loi. L’évaluation du risque de préjudice sérieux tient compte de critères tels que la sensibilité des informations personnelles touchées, les conséquences anticipées de leur utilisation, et la probabilité qu’elles soient utilisées à des fins préjudiciables.
6. Comment pouvez-vous vous prévaloir de vos droits ?
Pour toute question relativement à la présente politique ou concernant la protection de vos renseignements personnels, ou encore pour vous faire prévaloir de votre droit d’accès, de rectification ou de retrait, nous vous invitons à communiquer avec notre responsable M. Thierno Ba.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Monsieur Thierno Ba
Associé / Président-directeur général
thierno@arsenalweb.ca
418-545-0005 poste : 555
72, rue Jacques-Cartier Ouest, 3e étage
Saguenay (Québec) G7J 1G2
Nous nous réservons le droit de modifier le contenu de cette Politique de confidentialité à tout moment. Nous vous encourageons donc à la consulter régulièrement pour rester informé sur la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.
En tant qu’agence Web, il est de notre responsabilité de tenir compte des demandes de tous nos clients concernant la faisabilité de rendre leurs sites et/ou plateformes Web conformes à la loi 25. L’Agence Polka/Arsenal peut procéder à l’intégration d’un plugin de consentement et de gestion des cookies ainsi qu’à l’ajout d’un bouton (style hyperlien) dans le pied de page, permettant ainsi d’accéder à la politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels du client ayant fait cette demande.
Toutefois, l’Agence Polka/Arsenal n’est pas responsable de la rédaction de ladite politique pour ses clients. Chaque client se doit de rédiger sa propre politique générale interne au sein de son organisation.
Collecte et utilisation des renseignements personnels par l’Agence
L’entièreté des informations recueillies par notre agence ainsi que les renseignements personnels fournis par les clients lors de la réalisation d’un mandat ne seront utilisées qu’à des fins de conception du projet, ainsi que par les membres de l’équipe de l’Agence Polka/Arsenal attitrés à celui-ci.
De plus, chaque membre de notre équipe s’engage à prendre la responsabilité de préserver la confidentialité des informations de tous nos clients et de n’utiliser celles-ci que dans le cadre de leur travail.
Une fois que les sites et/ou plateformes web que notre agence conçoit sont en ligne, l’Agence Polka/Arsenal a toutefois accès aux renseignements personnels récoltés via ces outils, puisque nous en sommes les concepteurs et parce que nous hébergeons plusieurs d’entre eux. Notre agence peut également héberger certains sites ou plateformes web n’ayant pas été conçus par celle-ci.
Conservation, suppression, accès et anonymisation
L’Agence Polka/Arsenal n’est pas responsable de procéder à la demande d’accès, de conservation, de suppression et/ou anonymisation des informations et renseignements personnels récoltés sur les sites et/ou plateformes web de nos clients. Il est de l’entière responsabilité de toutes personnes désirant procéder à une demande d’accès, de conservation, de suppression et/ou anonymisation de quelconque information ou renseignement personnel pouvant avoir été recueillie sur le site et/ou plateforme web de notre clientèle d’en faire la demande directement à ce client et/ou organisation.